Aus der Blackbox in die Klarheit
Wie die apraxon Gruppe drei Geschäftsbereiche mit einer Lösung zusammenführt
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Über die apraxon Gruppe
Wundversorgung, Spezialisierte Wundversorgung nach § 132a Abs. 4 SGB V
250
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Alberta-Start
im Dezember 2023
im Dezember 2023
Über das Unternehmen
apraxon Homecare mit Sitz in Hünfeld ist seit über 20 Jahren auf die moderne Wundversorgung im Bereich Homecare spezialisiert. Zur apraxon Gruppe gehören außerdem: Dermacon als spezialisierter Pflegedienst für Wundversorgung, TCW mit drei Wundzentren in Baden-Württemberg und ORGAMed mit drei Wundzentren in Nordrhein-Westfalen.
Genau das macht die apraxon Gruppe im Wettbewerb so besonders: Sie deckt alle drei Versorgungsmodelle unter einem Dach ab – in der Branche eher die Ausnahme als die Regel.
Genau das macht die apraxon Gruppe im Wettbewerb so besonders: Sie deckt alle drei Versorgungsmodelle unter einem Dach ab – in der Branche eher die Ausnahme als die Regel.
Die Herausforderung vor Alberta
Als Till Wasner im August 2023 als Geschäftsführer der Gruppe startete, fand er eine gewachsene, aber fragmentierte Systemlandschaft vor. Jede Tochtergesellschaft arbeitete mit eigenen Tools und dazu teils noch externen Abrechnungsdienstleistern.
Das Ergebnis: wenig Überblick, viele Fehlerquellen, kaum Steuerbarkeit.
Das Ergebnis: wenig Überblick, viele Fehlerquellen, kaum Steuerbarkeit.
Besonders bei TCW war die Budgetbelastung hoch: Die Abrechnung lief über einen externen Dienstleister, Altlasten wurden erst Monate später abgerechnet, und niemand hatte wirklich den Überblick, was wann abgerechnet wurde – oder was an Absetzungen möglicherweise verloren ging.
Bianca Schmitt, Leiterin Abrechnung, Einkauf, Logistik, beschreibt es so: "Es war wenig transparent, weil drei verschiedene Softwaresysteme im Einsatz waren, um zu einem Ziel zu kommen. Das war eine Kausalkette von Zusammenhängen, die wir gerne ausschalten wollten."
Was das für den Außendienst außerdem bedeutete: Nach der Patientenversorgung in der Häuslichkeit fuhren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Zentrum zurück – weil eine mobile Dokumentation schlicht nicht möglich war. Erst dort, am PC, wurde alles nachgeholt.
Bianca Schmitt, Leiterin Abrechnung, Einkauf, Logistik, beschreibt es so: "Es war wenig transparent, weil drei verschiedene Softwaresysteme im Einsatz waren, um zu einem Ziel zu kommen. Das war eine Kausalkette von Zusammenhängen, die wir gerne ausschalten wollten."
Was das für den Außendienst außerdem bedeutete: Nach der Patientenversorgung in der Häuslichkeit fuhren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Zentrum zurück – weil eine mobile Dokumentation schlicht nicht möglich war. Erst dort, am PC, wurde alles nachgeholt.
Ende 2023 startete die Gruppe einen strukturierten Marktüberblick. Das Ziel war klar: ein einziges System, das für alle drei Geschäftsmodelle funktioniert – Homecare, Wundzentrum und spezialisierter Leistungserbringer.
Warum Alberta?
Das ist keine kleine Anforderung. Denn jedes Modell hat andere Dokumentations- und Abrechnungslogiken. Viele Anbieter kommen da gar nicht erst in die engere Auswahl.
Alberta war zum Zeitpunkt der Entscheidung bereits dabei, die Lösung für den Wundzentrumsbereich aufzubauen – aber noch nicht fertig. Konkrete inhaltliche Anleitungen speziell zu den Wundzentrums-Prozessen konnte Alberta zu Beginn nicht vollständig liefern. Das war ein Punkt, den apraxon klar benennt und der in der Einführungsphase durchaus spürbar war.
Aber: Beide Seiten haben sich darauf eingelassen, diesen Weg gemeinsam zu gehen. Durch Hospitationen, engen Austausch und gegenseitiges Lernen ist aus einem offenen Terrain ein funktionierender Prozess geworden. Alberta hat sich die nötige Fachkenntnis erarbeitet – und apraxon hat dazu beigetragen, dass das Produkt heute besser ist als vorher.
Alberta war zum Zeitpunkt der Entscheidung bereits dabei, die Lösung für den Wundzentrumsbereich aufzubauen – aber noch nicht fertig. Konkrete inhaltliche Anleitungen speziell zu den Wundzentrums-Prozessen konnte Alberta zu Beginn nicht vollständig liefern. Das war ein Punkt, den apraxon klar benennt und der in der Einführungsphase durchaus spürbar war.
Aber: Beide Seiten haben sich darauf eingelassen, diesen Weg gemeinsam zu gehen. Durch Hospitationen, engen Austausch und gegenseitiges Lernen ist aus einem offenen Terrain ein funktionierender Prozess geworden. Alberta hat sich die nötige Fachkenntnis erarbeitet – und apraxon hat dazu beigetragen, dass das Produkt heute besser ist als vorher.
Einführung & Zusammenarbeit
Der Go-Live startete zunächst bei Dermacon, dem spezialisierten Leistungserbringer. TCW folgte im Onboarding-Prozess kurz danach. ORGAMed befindet sich zum Zeitpunkt des Interviews gerade in der Einführungsphase.
Bianca Schmitt spricht offen darüber, was beim Rollout bei TCW nicht optimal lief: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden zu spät in den Prozess einbezogen. Wer ein neues System einführt, ohne die Menschen dahinter früh genug abzuholen, kämpft gegen Widerstände, die vermeidbar gewesen wären. Das war eine Lernkurve – auf beiden Seiten.
Bianca Schmitt spricht offen darüber, was beim Rollout bei TCW nicht optimal lief: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden zu spät in den Prozess einbezogen. Wer ein neues System einführt, ohne die Menschen dahinter früh genug abzuholen, kämpft gegen Widerstände, die vermeidbar gewesen wären. Das war eine Lernkurve – auf beiden Seiten.
„Was wir bei der Einführung von ORGAMed, die ja jetzt gerade startet, in jedem Fall besser machen werden, ist dass wir die Menschen vorher abholen.", sagt sie.
Und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei TCW? Die sind heute froh, Alberta zu haben.
Und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei TCW? Die sind heute froh, Alberta zu haben.
Das Ergebnis
"Der größte Wandel ist die Transparenz", betonen Bianca Schmitt und Till Wasner. Was früher ein undurchsichtiges Geflecht aus Systemen und Dienstleistern war, ist heute steuerbar. Die Abteilung kann in Echtzeit nachvollziehen, wie lange Versorgungen dauern, welche Produkte eingesetzt werden und wie die Verbandsmittelumsätze laufen.
„Das war vorher für uns eine komplette Blackbox. Heute sind wir viel schneller, viel transparenter – und das ist natürlich enorm.", so Bianca Schmitt.
Transparenz ist das eine. Aber was hat sich im Alltag noch verändert? Vier Bereiche, in denen der Unterschied heute klar spürbar ist:
„Das war vorher für uns eine komplette Blackbox. Heute sind wir viel schneller, viel transparenter – und das ist natürlich enorm.", so Bianca Schmitt.
Transparenz ist das eine. Aber was hat sich im Alltag noch verändert? Vier Bereiche, in denen der Unterschied heute klar spürbar ist:
- Präzise AbrechnungSeit Vertragsänderungen Anfang 2024 wird bei TCW nicht mehr pauschal abgerechnet, sondern zeitabhängig – nach angefangenen 5 Minuten. Das klingt technisch, hat aber eine große praktische Konsequenz: Jede Versorgungsminute muss sauber dokumentiert sein, um abgerechnet werden zu können.
- Dokumentation direkt beim PatientenBesonders für den Außendienst bei TCW war das ein Wendepunkt: Statt abends ins Zentrum zu fahren und am PC nachzuarbeiten, wird heute direkt vor Ort dokumentiert – während der Versorgung, nicht danach.
- Steuerung auf GruppenebeneErstmals kann die Gruppe übergreifend monitoren: Welche Patienten kaufen Verbandmittel? Welche werden nur behandelt? Welche Produkte laufen wie? Das schafft eine neue Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
- MitarbeiterzufriedenheitNach anfänglicher Skepsis einiger Mitarbeiter, die an alten Systemen festhielten, ist die Akzeptanz heute hoch. Alberta ist intuitiv, läuft auf allen Endgeräten und macht die Arbeit spürbar leichter.
Und das Fazit? Der Weg ist noch nicht abgeschlossen. ORGAMed befindet sich gerade erst im Rollout, vieles ist noch in Bewegung.
Und trotzdem: Die apraxon Gruppe hat mit Alberta nicht einfach ein Softwaresystem ausgetauscht. Sie hat eine strategische Grundlage geschaffen: für Transparenz, für Steuerbarkeit, für eine Gruppe, die als Gruppe funktioniert – und nicht als drei Inseln nebeneinander.
Aber das, was heute steht, spricht für sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die froh sind, Alberta zu haben. Abrechnungen, die nicht mehr im Dunkeln liegen. Und ein Unternehmen, das erstmals steuern kann, was vorher eine Blackbox war.
Und die Frage, ob es die richtige Entscheidung war? Die stellt bei apraxon heute niemand mehr.
Und trotzdem: Die apraxon Gruppe hat mit Alberta nicht einfach ein Softwaresystem ausgetauscht. Sie hat eine strategische Grundlage geschaffen: für Transparenz, für Steuerbarkeit, für eine Gruppe, die als Gruppe funktioniert – und nicht als drei Inseln nebeneinander.
Aber das, was heute steht, spricht für sich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die froh sind, Alberta zu haben. Abrechnungen, die nicht mehr im Dunkeln liegen. Und ein Unternehmen, das erstmals steuern kann, was vorher eine Blackbox war.
Und die Frage, ob es die richtige Entscheidung war? Die stellt bei apraxon heute niemand mehr.